Preparar un año escolar en Estados Unidos son siete fases repartidas a lo largo de casi un año. En cinco de ellas avanzáis vosotros. En dos no decide nadie de casa: la colocación la asigna el organismo de intercambio y el visado lo concede el consulado.
Y hay una fecha que gobierna el calendario entero: a partir de junio ya no se llega al curso que empieza ese mismo verano. Sin cita de visado no se viaja, y en junio esa cita ya no entra a tiempo.
Esto es lo que ocurre en cada fase, quién la mueve, qué os van a pedir y con qué se cierra.
El proceso del año escolar en Estados Unidos, fase a fase
La tabla resume quién mueve cada fase, qué tiene que poner la familia y con qué documento o resultado se cierra. Debajo está el detalle de cada una.
| Fase | Quién la mueve | Qué aporta la familia | Con qué se cierra |
|---|---|---|---|
| 1. Primer contacto y encaje del programa | La familia y nosotros | Edad, curso, notas y qué buscáis | Saber qué modalidad encaja y si hay tiempo para este curso |
| 2. Nivel de inglés y expediente | El estudiante | Prueba ELTiS 2.0 y boletines de los últimos cursos | Puntuación del ELTiS y expediente sin suspensos |
| 3. Solicitud, reserva y entrevista personal | La familia | Formulario de inscripción, reserva de 2.000 € y documentación del estudiante | Entrevista personal valorada positivamente y expediente admitido |
| 4. Colocación (J-1) o admisión del colegio (F-1) | El organismo de intercambio (J-1) · El colegio (F-1) | Esperar y responder a lo que pidan | Familia anfitriona e instituto asignados (J-1) · Admisión y emisión del I-20 (F-1) |
| 5. Visado | El sponsor o el colegio, la familia y el consulado | DS-160, tasas, cita y documentación original en la entrevista | Visado impreso en el pasaporte |
| 6. Orientación previa, vuelos y salida | La familia y nosotros | Asistencia a la orientación y compra del vuelo con nuestra aprobación previa | Recogida en el aeropuerto de destino |
| 7. Curso, seguimiento y convalidación | El estudiante, el coordinador local y el Ministerio de Educación | Elección de asignaturas y notas finales | Resolución de convalidación, que no está garantizada |
Fase 1 · Primer contacto: qué se decide antes de pagar nada
La primera conversación sirve sobre todo para descartar. Se miran cuatro cosas: la edad, el curso en el que está el estudiante, cómo van las notas y cuánto margen queda de aquí al inicio del curso americano.
La edad es lo primero porque las dos modalidades no coinciden. El año escolar J-1 —el programa oficial de intercambio cultural, en instituto público y con familia anfitriona— va de 15 a 18 años, con dos fechas que hay que mirar en el calendario: 15 cumplidos antes del 1 de agosto del inicio del curso y sin haber cumplido 18 antes del 15 de enero. Con 14 años se puede participar solo en casos especiales, previa confirmación en la entrevista personal y aprobación por escrito. El año escolar F-1 en colegio privado —el que usa visado de estudiante y permite orientar la elección del centro— va de 13 a 18 años, siempre sujeto a la admisión del colegio.
Aquí también se descartan dos perfiles que no encajan en el J-1: quien haya repetido curso y quien ya haya participado antes en un programa J-1 similar. Y hay un requisito que se olvida a menudo: hay que ser estudiante de secundaria en el momento de la solicitud.
El desglose completo de lo que se pide está en nuestra guía de requisitos del año escolar en Estados Unidos: edad, nivel de inglés y expediente.
Fase 2 · ELTiS y expediente: la única parte que depende del estudiante
El nivel de inglés se acredita con una prueba concreta: el ELTiS 2.0 (English Language Test for International Students), la prueba estándar de los programas de intercambio. No es un título de inglés al uso, así que un Cambridge o un LanguageCert no la sustituyen. La puntuación mínima cambia según el programa: 700 puntos en el año escolar J-1 y desde 650 en el F-1, donde además cada colegio puede exigir su propio test de admisión.
Lo examinamos nosotros como centro acreditado, a través de MadridCert, y la prueba está incluida en el precio del programa J-1.
El expediente académico se valora en paralelo. En el J-1 se pide buen expediente, con nota media de notable y sin suspensos en las notas finales de los últimos cursos. En el F-1, sin suspensos en las notas finales de los tres últimos años.
Esta es la fase que conviene no aparcar. Es la única cuyo resultado depende enteramente del estudiante y la que puede parar el proceso entero cuando ya se han invertido semanas.
Fase 3 · Solicitud, reserva y entrevista: el orden real de las cosas
La inscripción se formaliza con el formulario y el justificante del pago de la reserva de 2.000 €, que se descuenta del total. Sin ese justificante no se tramita la solicitud.
Conviene saber el orden exacto, porque sorprende: la reserva se abona con la solicitud, antes de la entrevista personal, y no es reembolsable en ningún caso. El resto del importe se paga más adelante, antes de la emisión de los formularios del visado y una vez llega la aceptación. Los importes de cada programa y el presupuesto completo están en cuánto cuesta el año escolar en Estados Unidos y qué incluye cada precio.
La documentación que se prepara en esta fase es la misma en las dos modalidades: pasaporte en vigor, boletines de notas de los últimos cursos, el resultado del ELTiS y el certificado médico y de vacunación. Nada de eso llega solo: hay que ir a buscarlo, y conviene empezar por lo que depende de terceros, como el pasaporte y el certificado médico.
La entrevista personal cierra la fase. Es también donde se confirma, cuando procede, la excepción de los 14 años.
Fase 4 · Colocación: la fase en la que la familia no tiene palanca
Aquí cambia el reparto de papeles, y es la fase que más preguntas nos genera.
En el año escolar J-1, la colocación —la asignación de zona, familia anfitriona e instituto— la hace el organismo de intercambio designado por el Departamento de Estado, en función de la disponibilidad de familias anfitrionas. Puede ser cualquier estado del país. Se puede expresar una preferencia, pero no se garantiza ni la zona, ni el tipo de familia, ni el tipo de vivienda. La habitación puede ser compartida con otro miembro de la familia del mismo género.
Las familias anfitrionas son voluntarias y no reciben compensación económica por acoger. Se seleccionan conforme a la normativa 22 CFR §62.25: entrevista, visita al domicilio, comprobación de antecedentes y referencias. Cómo funciona ese filtro, qué se puede preguntar antes de firmar y qué ocurre si la convivencia no funciona está desarrollado en quién elige la familia de acogida en Estados Unidos y qué controles pasa.
El J-1 California dirige el destino al estado de California, pero dentro de California la zona, la familia y el colegio los sigue asignando el organismo.
En el año escolar F-1 la fase funciona al revés: la familia define prioridades —ubicación, perfil académico, deportes— y se orienta la elección del centro. La orientación es real, pero no es ilimitada: depende de los colegios disponibles y la admisión final la decide el colegio. Ese es el punto donde las dos modalidades se separan de verdad; si estáis eligiendo entre ambas, la comparación completa está en J-1 o F-1: qué año escolar en Estados Unidos os conviene y en la página del año escolar F-1 en colegio privado.
Qué tenéis que hacer mientras tanto: responder rápido a lo que pidan y tener el dossier al día. No hay más.
Fase 5 · El visado: el documento que abre el trámite y el corte de junio
Ningún trámite consular empieza antes de tener el documento que lo abre, y ese documento es distinto en cada modalidad. En el J-1 lo emite el sponsor, que es el organismo designado por el Departamento de Estado a través del cual participa el estudiante; en el F-1 lo emite directamente el colegio.
| Documento | Quién lo emite | Para qué sirve |
|---|---|---|
| DS-2019 (J-1) | El sponsor designado por el Departamento de Estado, tras la aceptación y el pago completo | Abrir el trámite del visado J-1 |
| I-20 (F-1) | El colegio, una vez admite al estudiante | Abrir el trámite del visado F-1 |
| DS-160 | Lo rellena el estudiante en el formulario oficial de visado de no inmigrante | Solicitud del visado; genera el código que empieza por AA |
| Recibo SEVIS I-901 | La plataforma oficial de pago de la tasa | Acreditar el pago de la tasa SEVIS en la entrevista |
| Appointment Confirmation | El sistema de citas consulares | Acreditar la cita en la embajada de EE. UU. en Madrid |
En el J-1, la tasa SEVIS y la tasa consular del visado van incluidas en el precio del programa y nosotros gestionamos su pago. En el F-1 se pagan aparte: la SEVIS I-901 (350 USD), al menos tres días antes de la entrevista, y la MRV (185 USD). Ninguna de las dos se devuelve aunque el visado se deniegue.
El F-1 añade dos pasos que el J-1 no tiene. Uno, revisar el I-20 antes de firmarlo: nombre exacto como figura en el pasaporte, fecha de nacimiento, fecha de inicio, SEVIS ID y School Code. Lo firman el estudiante y el padre, madre o tutor. Y dos, llevar a la entrevista documentación financiera que acredite que la familia puede cubrir matrícula y manutención del primer año.
El F-1 también tiene una ventana propia: el visado puede emitirse hasta 120 días antes de la fecha de inicio que figura en el I-20, y no se puede entrar en Estados Unidos hasta 30 días antes de esa fecha. Tras la entrevista, la embajada se queda con el pasaporte para imprimir el visado y lo devuelve por mensajería: no se viaja hasta tenerlo físicamente de vuelta.
Y aquí está el cuello de botella de todo el proceso. La concesión del visado depende del consulado, no de nosotros ni del organismo, y las citas se demoran. La ventana de inscripción para llegar cómodos va de agosto a diciembre del curso anterior; abril y mayo son la última ventana y van muy justos. De junio en adelante ya no se llega al curso que empieza ese verano, por rápido que se haga todo lo demás. Los plazos mes a mes están en cuándo solicitar el año escolar en Estados Unidos y qué margen queda según el mes.
Fase 6 · Orientación, vuelos y salida
Antes de volar hay una orientación previa obligatoria. Se hace en Madrid y los desplazamientos hasta allí no están incluidos en el precio, igual que los de la entrevista en la embajada.
Los vuelos tampoco están incluidos, y sobre ellos hay reglas que conviene leer antes de reservar nada:
- El billete debe ser siempre de ida y vuelta, nunca solo de ida.
- No se compran los vuelos sin nuestra aprobación previa. Las fechas y los aeropuertos dependen de la colocación y de la documentación del visado. En el F-1, además, nunca antes de tener el visado físico en mano.
- Los padres no acompañan al estudiante en el viaje.
- Para menores se contrata el servicio de menor no acompañado (UM) según las normas de la aerolínea.
La recogida en el aeropuerto de llegada sí está incluida. Y ya en destino hay una segunda orientación, dentro de las seis primeras semanas.
Fase 7 · El curso, el seguimiento y la convalidación
El seguimiento no es una promesa genérica: tiene formato. Hay un coordinador local a un máximo de 120 millas del estudiante, con contacto mensual, soporte 24/7 del sponsor en destino y un teléfono de asistencia 24 horas.
La convalidación empieza mucho antes de que acabe el curso, en la elección de asignaturas. Nosotros orientamos esa elección pensando en el sistema español —normalmente hay que cursar asignaturas obligatorias como American History o American Government, según el centro—, pero el estudiante es el único responsable de las asignaturas que finalmente cursa.
La tramitación está incluida en el precio: legalización de las notas en Estados Unidos, Apostilla de la Haya y tasas de convalidación en España. Lo que no está incluido, porque no depende de nadie de este lado, es el resultado: la convalidación no está garantizada y la decide el Ministerio de Educación.
Los tres momentos en los que el proceso deja de ser reversible
No todo el recorrido cuesta lo mismo si os echáis atrás. Hay tres líneas que, una vez cruzadas, cambian las reglas:
- El pago de la reserva. No se recupera en ningún caso, y se abona antes de la entrevista personal.
- La emisión del DS-2019 o del I-20. A partir de ahí la cancelación tiene condiciones propias. En el J-1, si se cancela tras la emisión del DS-2019 o sin obtener el visado, se ofrece el periodo siguiente; si no se acepta, el reembolso queda condicionado a la devolución del DS-2019, y una denegación de visado requiere al menos dos intentos de solicitud para dar derecho a reembolso. En el F-1, las tasas SEVIS y MRV no se recuperan.
- La llegada a Estados Unidos. Una vez allí no hay ningún reembolso.
Lo que no se decide en ninguna fase
Hay cosas que ningún paso del proceso pone en vuestras manos, y es mejor saberlo antes de empezar que descubrirlo en marzo:
- En el J-1 no se garantizan la zona, el tipo de familia ni el tipo de vivienda. La habitación puede ser compartida.
- No se garantizan asignaturas concretas, la graduación ni el diploma americano.
- No se garantiza la convalidación: la decide el Ministerio de Educación.
- La concesión del visado depende del consulado de Estados Unidos.
- Con el J-1 no se puede volver a casa en Navidad ni viajar fuera de Estados Unidos durante el programa. El F-1 sí lo permite.
Por dónde se empieza
El primer paso no cuesta nada y ocupa una conversación: edad del estudiante, curso, cómo van las notas y a qué curso queréis llegar. Con eso se ve enseguida qué modalidad encaja y si el calendario da para este curso o hay que apuntar al siguiente. Contadnos vuestro caso y lo miramos con vosotros.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas fases tiene el proceso del año escolar en Estados Unidos y en cuáles decide la familia?
Siete. La familia decide y hace avanzar cinco: el primer contacto, la prueba de nivel y el expediente, la solicitud con la reserva y la entrevista, la orientación y el vuelo, y la elección de asignaturas durante el curso. En dos no decide: la colocación del año escolar J-1 la asigna el organismo de intercambio designado por el Departamento de Estado, y la concesión del visado depende del consulado de Estados Unidos.
¿Qué tiene que hacer la familia mientras el expediente está en colocación?
Responder rápido a lo que pidan y tener el dossier al día. En el año escolar J-1, la zona, la familia anfitriona y el instituto los asigna el organismo de intercambio según la disponibilidad de familias anfitrionas: se puede expresar una preferencia, pero no se garantiza ni la zona ni el tipo de familia ni el tipo de vivienda, y la habitación puede ser compartida con otro miembro de la familia del mismo género. En el año escolar F-1 la familia sí define prioridades de colegio y ubicación, dentro de los centros disponibles, y la admisión final la decide el colegio.
¿Qué documentos tenemos que reunir nosotros y cuáles llegan solos?
Los reúne la familia: pasaporte en vigor, formulario de inscripción y justificante del pago de la reserva, boletines de notas de los últimos cursos, el resultado de la prueba ELTiS 2.0 y el certificado médico y de vacunación. Llegan después y los emite otro: el DS-2019, que emite el sponsor tras la aceptación y el pago completo en el año escolar J-1, y el I-20, que emite el colegio al admitir al estudiante en el F-1. Para la cita consular se añaden el DS-160, los recibos de las tasas, la foto y la confirmación de la cita; en el F-1, además, documentación financiera que acredite poder cubrir matrícula y manutención del primer año.
¿Qué pasa si deniegan el visado a mitad del proceso?
La concesión del visado depende del consulado de Estados Unidos. En el año escolar J-1, si se cancela tras la emisión del DS-2019 o sin obtener el visado, se ofrece el periodo siguiente; si no se acepta, el reembolso queda condicionado a la devolución del DS-2019, y una denegación requiere al menos dos intentos de solicitud para dar derecho a reembolso. La reserva de 2.000 € no se devuelve en ningún caso. En el año escolar F-1, las tasas SEVIS I-901 y MRV no se recuperan aunque el visado se deniegue.
¿Qué parte del proceso lleva la agencia y qué parte hacemos nosotros?
Nosotros valoramos el caso, examinamos el ELTiS 2.0 como centro acreditado a través de MadridCert, tramitamos la solicitud, acompañamos en la documentación y en el visado —incluida la entrevista en la embajada de Estados Unidos en Madrid—, damos la orientación previa al viaje y hacemos el seguimiento durante el curso con un coordinador local a un máximo de 120 millas y contacto mensual. La familia aporta la documentación del estudiante, los pagos y el vuelo, que no está incluido y se compra siempre con nuestra aprobación previa. La colocación no la decide ninguna de las dos partes: en el año escolar J-1 la asigna el organismo de intercambio.
